La crescente attenzione nei confronti del diritto alla protezione dei dati personali e il costante sviluppo di innovazioni tecnologiche pone ogni titolare e responsabile del trattamento in una posizione molto delicata.
Raccogliere, tutelare, conservare e archiviare i dati personali e le categorie particolari, rispettando il GDPR non è semplice e il rischio di commettere inconsapevolmente degli errori è molto alto.
Adottare un sistema gestionale appare una soluzione ponderata e lungimirante, soprattutto quando i dati personali appartengono a più persone.
La privacy in condominio
L’amministratore condominiale è uno dei numerosi soggetti che dovrebbe prendere in seria considerazione l’utilizzo di un software che lo supporti negli adempimenti previsti dalla normativa.
Anche per l’amministratore condominiale, come per ogni responsabile del trattamento, vale la regola di utilizzare soltanto le informazioni personali pertinenti e mai eccedenti le finalità di gestione e amministrazione.
Il Garante ha stilato un vademecum per aiutare l’amministratore di condominio a districarsi tra vicende spinose riguardanti i condòmini.
Quali dati possono essere utilizzati senza il consenso del condòmini?
I dati anagrafici, gli indirizzi e le quote millesimali dei condòmini rappresentano informazioni pubbliche, mentre i recapiti (numero di telefono, indirizzo mail) si possono utilizzare solo se sono già presenti in altri registri pubblici (elenchi), oppure dietro consenso.
Anche i dati personali facenti parte di categorie particolari di dati possono essere utilizzati senza il consenso dei condòmini in alcuni casi specifici dove queste informazioni risultano utili e necessarie, come ad esempio l’abbattimento di barriere architettoniche per condòmini diversamente abili.
Convinzioni sbagliate: inadempimenti e assemblea
A discapito di quanto si possa immaginare, all’assemblea di condominio possono partecipare liberamente terze persone, purché non partecipino alla votazione e quindi non la influenzino.
Cade un’altra convinzione popolare: ogni condomino ha la possibilità di conoscere gli adempimenti di spesa degli altri condòmini. Ovviamente si tratta di informazioni da non divulgare a terze persone, ma la trasparenza nella gestione condominiale ha la meglio sul diritto alla riservatezza.
Videoregistrazione e video sorveglianza
Il Garante si è espresso anche in merito alla riprese video, distinguendo 3 differenti casi:
- Videoregistrazione dell’assemblea: se è svolta in un luogo comune si può video registrare anche senza consenso, che serve quando l’assemblea si svolge in un luogo privato. La divulgazione potrà avvenire solo dietro consenso;
- Video sorveglianza del singolo condomino: non deve essere segnalato tramite appositi cartelli, ma l’obiettivo della camera deve riprendere esclusivamente lo spazio privato. Inoltre è vietata la divulgazione e la conservazione per lungo tempo;
- Video sorveglianza condominiale: l’installazione avviene dopo votazione favorevole da parte della maggioranza. Le telecamere vanno segnalate con appositi cartelli. Anche in questo caso l’obiettivo deve riprendere esclusivamente le aree comuni e la conservazione delle immagini non può essere superiore alle 48 ore (salvo autorizzazione del Garante).
Perché utilizzare un sistema gestionale per la privacy?
“Prevenire è meglio di curare” recita un antico adagio che si presta a ogni contesto, a maggior ragione nel tema legato alla privacy.
Curare una diffusione illecita, una comunicazione sbagliata o una violazione di dati personali è praticamente impossibile o comunque inutile.
Oltre al danno, anche la beffa: non rispettare il GDPR significa incorrere in sanzioni pecuniarie molto salate, capaci di danneggiare pesantemente le casse aziendali.
Ecco alcune circostanze dove un sistema centralizzato per la gestione degli obblighi legati alla normativa facilita e supporta il lavoro dell’amministratore del condominio:
- Generare e conservare le varie documentazioni in formato elettronico;
- Produrre e archiviare le informative per i condòmini;
- Generare i contratti di designazione a responsabile del trattamento per i fornitori;
- Gestire in maniera semplice e automatica i registri dei trattamenti dei vari condòmini per cui opera.
Con il GDPR, i singoli condomini fungono sia da interessati al trattamento, sia da organo predisposto al controllo dell’operato dell’amministratore.
Per gestire la crescente complessità e lasciarsi guidare dai principi di riservatezza e trasparenza, l’amministratore condominiale può e probabilmente deve usufruire di un sistema gestionale per la privacy, scopri qui maggiori informazioni.
