Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali degli utenti web ai sensi del regolamento (UE) 2016/679

Nella presente informativa, resa in conformità a quanto previsto dagli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, GDPR) e del D.Lgs n. 196/2003 e s.m.i., vengono descritte le operazioni effettuate sui dati personali degli utenti raccolti in occasione della fruizione dei servizi previsti nel sito internet https://www.utopiathesoftware.com/ (di seguito, il Sito) e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall'utente tramite link presenti nel Sito.

Titolare, finalità e basi giuridiche di trattamento

Hubenture S.r.l. (di seguito, Hubenture), con sede legale in via Bonazzi n. 2, 40013 Castel Maggiore (BO), in persona del proprio Legale Rappresentante pro tempore, e-mail [email protected],  è il Titolare del Trattamento dei dati personali degli utenti raccolti in occasione dell’utilizzo dei servizi del Sito.  

Hubenture tratterà i dati personali di cui entrerà in contatto nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza nonché delle disposizioni di legge e regolamenti per le seguenti finalità:

1. Richieste di informazioni;
2. Iscrizione alla Community di Utopia;
3. Iscrizione alla Newsletter di Utopia;
4. Iscrizione al Blog di Utopia;
5. Registrazione e accesso ad Utopia.
6. Iscrizione ad eventi e webinar  

L’uso di dati personali per l’accesso al sito e l’attività di navigazione comportano il trattamento di dati per dare esecuzione a misure adottate su richiesta dell’interessato, che è la base giuridica che legittima il trattamento.  

L’utilizzo dei dati personali per la gestione degli ulteriori processi di trattamento, con l’indicazione delle specifiche basi giuridiche del trattamento, sono descritte nella sezione di questa informativa dedicata ai principi applicabili al trattamento dei dati da parte di Hubenture.

Responsabile della protezione dei dati (RDP-DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è raggiungibile al seguente indirizzo: ‍Dilaxia S.p.A. - Responsabile della Protezione dei Dati, via Bonazzi, 2 - 40013 Castel Maggiore (BO), e-mail: [email protected]

Luogo di trattamento dei dati

I trattamenti connessi ai servizi web del presente Sito hanno luogo presso la menzionata sede legale del Titolare e presso la società di hosting fornitrice del servizio, con server ubicati in UE.

Categorie di dati trattati

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l'elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di reati informatici ai danni del sito o del Titolare: salva questa eventualità, allo stato attuale, i dati sui contatti web non persistono oltre i termini di legge.

Dati forniti volontariamente dall'utente

L'invio facoltativo, specifico e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati in questo sito comporta la successiva acquisizione dell'indirizzo del mittente da parte di Hubenture, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella comunicazione.

Specifiche informative di sintesi verranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari servizi a richiesta.

Dati Personali

Mediante le funzionalità presenti all’interno del sito web di Hubenture, l’utente può concedere alcune proprie informazioni personali che lo possono rendere identificabile e che possono essere trattate al fine di gestire, ad esempio, le richieste di quest’ultimo.

Principi applicabili al trattamento dati da parte di Hubenture

Hubenture tratterà i dati personali degli utenti in modo lecito, corretto e trasparente.  

Il Titolare raccoglierà i dati personali degli utenti e li tratterà unicamente per le finalità indicate nella presente Privacy Policy ed in modo che non risultino incompatibili con le finalità stesse.  

I dati trattati da Hubenture sono adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per le finalità per le quali sono trattati, tra cui:

1- Richieste di informazioni

Il Titolare tratterà i dati personali degli utenti che richiedono informazioni in merito alle iniziative, progetti, prodotti o servizi offerti da Hubenture al fine di gestire, riscontrare e fornire quanto richiesto dall’interessato. I dati saranno registrati, custoditi ed utilizzati per dare riscontro alle richieste degli interessati e per il tempo necessario al raggiungimento della menzionata finalità.  

La base giuridica del trattamento è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. b) Reg. UE 2016/679).

2- Iscrizione alla community di Utopia

Il Titolare utilizzerà i dati personali dell’utente (nome, cognome ed indirizzo e-mail) per consentire l’iscrizione dell’interessato alla Community di Utopia. La base giuridica di questo trattamento è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. b), Reg. UE 2016/679).  Il conferimento dei dati personali per tale finalità è facoltativo; tuttavia, il mancato, inesatto o parziale conferimento dei dati potrà comportare l’impossibilità per l’interessato di iscriversi alla Community di Utopia. Per tale finalità ed in mancanza di ulteriori obblighi di conservazione dalla legge previsti per il Titolare, i dati verranno trattati per tutto il tempo in cui l’interessato sarà iscritto alla Community e per almeno anni 5 dalla disiscrizione.

3- Attività promozionale e informativa (marketing diretto)

Previo consenso dell’interessato esercitato mediante apposita spunta presente nel form per la raccolta dati, Hubenture tratterà i dati personali dell’utente (dati anagrafici e di contatto) per l’invio di comunicazioni, anche sotto forma di newsletter, afferenti alle iniziative, progetti, prodotti o servizi offerti da Hubenture ed i relativi dati saranno registrati, custoditi ed utilizzati esclusivamente per l’invio di comunicazioni per promuovere l’attività, le iniziative ed i progetti promossi dal Titolare.

La base giuridica del presente trattamento è il consenso dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. a), GDPR).

Il conferimento del consenso per tale finalità è facoltativo e i dati verranno trattati sino alla revoca del consenso da parte dell’interessato esercitabile in qualunque momento (cliccando su unsubscribe in calce alla comunicazione ricevuta oppure mediante richiesta scritta all’indirizzo mail [email protected]).

4- Iscrizione al blog di Utopia

Previo consenso dell’interessato, Hubenture tratterà i dati personali dell’utente (nome, cognome ed indirizzo e-mail) al fine di consentire allo stesso il download di materiale gratuito (ad esempio, infografiche) messo a disposizione dal Team di Utopia nonché per rimanere in contatto con l’interessato attraverso l’invio di comunicazioni finalizzate ad illustrare le potenzialità e le funzionalità di Utopia, la condivisione delle notizie e novità dal Blog di Utopia nonché l’invio di materiale informativo e/o di comunicazioni promozionali. La base giuridica di questo trattamento è il consenso dell’interessato (art. 6 lett. a) Reg. UE 2016/679). Il conferimento dei dati e del consenso per tale finalità è facoltativo e i dati verranno trattati sino alla revoca del consenso da parte dell’interessato esercitabile in qualunque momento, attraverso la funzione unsubscribe ovvero mediante richiesta all’indirizzo [email protected]

5- Registrazione e accesso ad Utopia

Hubenture tratterà i dati personali dell’utente che compila il form per la registrazione e accesso (sign up) al SaaS Utopia per consentire l’utilizzo dell’applicativo attraverso le funzionalità previste dalla versione Free Trial. La base giuridica che rende lecito il presente trattamento è l’adempimento del contratto o, a seconda dei casi, l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1 lett. b) Reg. UE 2016/679). I dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle singole attività di trattamento. Hubenture potrà tuttavia conservare i dati per un periodo di tempo superiore per adempiere a specifici obblighi stabiliti da Regolamenti e/o leggi in vigore e a cui è soggetto il Titolare.

Hubenture tratterà i dati personali degli utenti che si registrano e accedono ad Utopia per:

• Consentire all’utente di accedere al software;
• Mantenere e gestire l’account dell’utente;
• Memorizzare nell’account dati e informazioni dell’utente (dati anagrafici e di contatto);
• Consentire all’utente di effettuare di acquistare una licenza a pagamento del software;
• Dare esecuzione al contratto di licenza;
• Ricevere comunicazioni periodiche dal contenuto informativo come, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, sul rilascio di nuove funzionalità, tutorial per l'utilizzo dell'applicazione e articoli riguardanti la normativa di riferimento nonché comunicazioni commerciali e/o di customer satisfaction (art. 6 lett. f) e Considerando 47 Reg. UE 2016/679, art. 140, c. 4, D.Lgs 196/2003). Si informano gli interessati che il Titolare ha valutato la liceità del presente trattamento (Legitimate Interest Assessment) mediante un bilanciamento tra gli interessi legittimi propri e quelli degli interessati i cui dati sono oggetto di trattamento, considerati i rischi per i diritti e le libertà di quest’ultimi, la natura, il contesto e le finalità di trattamento.

Il conferimento dei dati per la finalità in oggetto è facoltativo. Tuttavia, poiché il trattamento è necessario per consentire l’accesso al Sito e/o la navigazione come utente loggato e/o la prestazione dei servizi di gestione e manutenzione dell’account, la mancata comunicazione dei dati comporterà l’impossibilità per l’utente di registrarsi, di accedere all’area riservata del Sito e di usufruire dei servizi riservati agli Utenti registrati.

Modalità di trattamento

I dati personali sono e saranno trattati, in forma cartacea e/o digitale, per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi e le finalità per cui sono stati raccolti.

Non sono attivi trattamenti automatizzati sui dati raccolti, ivi inclusa la profilazione degli utenti.  

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Trasferimento dei dati personali in Paesi non appartenenti all'Unione Europea

I dati personali raccolti da Hubenture sono trattati e conservati all’interno del territorio dell’Unione Europea. Alcuni dati personali potrebbero essere oggetto di trasferimento a destinatari ubicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tal caso, il trasferimento avverrà nel rispetto delle disposizioni del Capo V del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”); in particolare, i dati verranno trasferiti soltanto previa sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione UE con decisione n. 2021/914/UE oppure verso Paesi in grado di garantire un adeguato livello di protezione dei dati personali e destinatari quindi di una Decisione di Adeguatezza adottata dalla Commissione UE.

Categorie di soggetti a cui i dati possono essere comunicati (destinatari)

I dati potranno essere comunicati a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi; ai collaboratori o dipendenti del Titolare, autorizzati a trattare i dati nell’ambito delle relative mansioni e attività; a tutte le persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private, quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale al perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa.

Diritti degli interessati

Gli interessati utenti del Sito hanno il diritto, ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, di:

• Richiesta di accesso ai dati personali: l’utente ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, l’accesso ai dati stessi. L’accesso può essere diretto ad ottenere le seguenti informazioni:  
  1. Le finalità di trattamento;
  2. Le categorie di dati personali in questione;
  3. I destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinati a paesi terzi o organizzazioni internazionali;
  4. Il perdio di conservazione dei dati personali ovvero i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  5. L’esistenza del diritto di richiedere al Titolare la rettifica o la cancellazione dei dati ovvero la limitazione del trattamento o l’opposizione allo stesso;
  6. L’esistenza di un processo decisionale automatizzato. ‍
• Richiesta di rettifica dei dati personali: l’interessato ha il diritto ad ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano, nonché di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti.
• ‍Richiesta di cancellazione dei dati personali: per i motivi indicati nell’art. 17 GDPR, l’interessato ha il diritto di richiedere al Titolare del trattamento la cancellazione dei dati senza ingiustificato ritardo ed il Titolare ha l’obbligo di cancellare i dati personali dell’interessato, sempre che sui dati non vi sia un obbligo di conservazione ex lege.
• ‍Richiesta di limitazione del trattamento dati: nel caso ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 18 GDPR, l’interessato ha il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dati che lo riguardano.
• ‍Richiesta di portabilità dei dati: l’interessato ha diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile, i dati personali che lo riguardano forniti ad un Titolare ed ha il diritto di trasmettere tali dati ad un altro Titolare del trattamento qualora il trattamento sia basato sul consenso, su di un contratto o sia effettuato con mezzi automatizzati.
• ‍Richiesta di opposizione al trattamento: l’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare.
• ‍Revoca del consenso: l’interessato ha il diritto, in qualsiasi momento e con la facilità con cui l’ha prestato, di revocare il consenso al trattamento dei propri dati personali.  

L’interessato ha altresì diritto di proporre reclamo all’Autorità italiana Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).  

Le richieste per l’esercizio dei sopra indicati diritti da parte dell’interessato possono essere inoltrate a [email protected]