Prevenire è sempre meglio che curare: sembra un concetto banale e antiquato, invece è un assunto applicabile in ogni contesto, anche e soprattutto al mondo privacy.
Col senno di poi, ognuno almeno una volta nella propria vita avrebbe operato scelte differenti. Mancava la piena consapevolezza dei rischi e dei risultati o era necessario sbagliare per apprezzare la bontà del giusto.
Con l’introduzione del GDPR le aziende non hanno più giustificazioni: è giunto il momento di dire addio alla sola gestione tramite excel e word per far posto a un software privacy capace di supportare il processo di adeguamento e il mantenimento della conformità aziendale.
Excel e Word non bastano, serve il supporto di un gestionale
L’apparente versatilità e accessibilità del file excel rappresenta un’autentica trappola per le aziende che decidono di affidarsi solamente al pacchetto office per gestire gli obblighi privacy e adempiere ai requisiti introdotti dal GDPR.
Chi crede di essere escluso dai controlli o si reputa troppo “piccolo” o ininfluente per subire sanzioni commette un errore grossolano e probabilmente economicamente dannoso: a tal proposito è utile e divertente leggere le 7 sanzioni più particolari comminate dalle autorità garanti europee.
Perché usare un software per rispettare gli obbligi privacy
Prevenire è meglio che curare, in ambito privacy significa investire oggi per guadagnare domani, non solo in termini economici, ma anche etici e soprattutto professionali e gestionali.
L’applicazione di un software gestionale privacy nei processi aziendali non dovrebbe solamente rappresentare lo scudo di riparo da multe e sanzioni, bensì un motivo in più per migliorare e organizzare i procedimenti interni e aumentare la sensibilità aziendale in materia.
Alla complessità del nuovo quadro normativo e all’inevitabile evoluzione tecnologica che porta con sé enormi benefici e altrettanti rischi, occorre rispondere con strumenti adeguati e processi aggiornati.
Con l’avvento del GDPR è stato introdotto il principio di accountability: un concetto estremamente rivoluzionario che richiede una totale inversione di approccio.
La responsabilizzazione del titolare del trattamento dei dati garantisce a questo soggetto libertà nel decidere modalità, garanzie e limiti del trattamento ma allo stesso tempo gli impone di dimostrare anche attraverso comportamenti proattivi di aver adottato tutte le misure richieste.
L’utilizzo di un software privacy adeguato alle esigenze aziendali, integrato in maniera consapevole nei processi, permette di rispondere al principio di accountability in maniera costante ed efficace.
Perché scegliere UTOPIA come software privacy
La scelta del software privacy per la gestione corretta dei trattamenti di dati personali effettuati dall’azienda e della pubblica amministrazione, è un momento delicato, a cui dedicare la giusta attenzione e importanza.
I temi da prendere in considerazione sono molteplici, per cui la scelta deve essere condizionata dai processi in essere, dalle criticità e dai soggetti coinvolti.
UTOPIA è il software privacy creato per rispondere a tutti i tipi di esigenze e fornire soluzioni efficaci per adeguare la tua privacy a prova di GDPR.
Per rispettare la normativa in materia di protezione dei dati personali non è sufficiente produrre documenti. UTOPIA ti permette inoltre di gestire i processi, come la consegna delle informative, le autorizzazioni al trattamento e l’invio delle istruzioni scritte al trattamento.
UTOPIA mette ordine nel processo di archiviazione della documentazione obbligatoria e necessaria, organizzando il materiale in maniera centralizzata.
I 10 principali vantaggi nell’utilizzare UTOPIA come software privacy
Utilizzare un software come UTOPIA significa:
- Prendere consapevolezza dell’importanza della tematica privacy e comprenderne rischi e benefici;
- Gestire le scadenze attraverso alert automatici ed essere costantemente aggiornato;
- Avere a disposizione procedure guidate e suggerimenti di compilazione
- Adempiere in maniera puntuale agli obblighi introdotti con il GDPR;
- Responsabilizzare le differenti figure attraverso la gestione degli accessi a determinati pannelli di UTOPIA;
- Avere la visione globale dell’intero programma privacy e di tutte le sue dinamiche;
- Monitorare i processi in maniera analitica e verticale;
- Conservare lo storico di tutte le modifiche;
- Rendere possibile l’aggiornamento di documenti massivamente;
- Archiviare in maniera precisa, ordinata e centralizzata i documenti;
- Risparmiare tempo da investire in altri processi aziendali.
