Le richieste di accesso da parte degli interessati sono aumentate del 246% per cento negli ultimi due anni.
Le persone stanno comprendendo sempre meglio i loro diritti e come esercitarli, iniziano ad accorgersi che le informative non sono sempre poi così chiare come dovrebbero essere e ancora meno nella parte relativa ai diritti.
Ma come può un’organizzazione rispettare l'obbligo informativo previsto dall’articolo 12 e affrontare queste dinamiche in maniera etica e trasparente?
Analizziamo quali sono gli aspetti essenziali da tenere in considerazione per applicare il principio di accountability anche a questo tipo di adempimento.
Chiarezza espositiva, questa (spesso) sconosciuta
Si è parlato tanto di quanto deve essere chiara un'informativa, di quanto debba essere intelligibile, eppure se andiamo ad analizzare il modo in cui vengono scritte potremmo rimanere delusi.
Il rispetto dell’articolo 12 GDPR non riguarda solamente le “classiche” informazioni che siamo abituati a inserire in un’informativa ma anche i diritti esercitabili e quali no, oltre a tutte le comunicazioni in caso di violazione.
Così informative apparentemente complete dal punto di vista del contenuto come previsto dall’articolo 13 e 14 GDPR non rispettano però i principi con cui le informazioni dovrebbero essere fornite all’interessato.
Elencare non significa informare
Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un miglioramento del contenuto delle informative: siamo passati da muri di parole a formati più strutturati, ordinati e più comprensibili.
Abbiamo visto meri elenchi trasformarsi in informazioni più precise e finalmente abbiamo iniziato a percepire l’importanza della finalità collegata alla rispettiva base giuridica o deroga.
Questa coppia di informazioni non è sufficiente a garantire l’applicazione etica del diritto dell’interessato ad essere informato durante il fatidico momento della raccolta (o al primo momento utile): dobbiamo necessariamente aggiungere ulteriori elementi per “completare l'opera”.
Assieme alla finalità e alla base giuridica vanno affiancati anche i diritti esercitabili e i relativi tempi di conversazione.
Attenzione ho scritto affiancati non a caso, intendo dire che per far comprendere agli interessati quali sono i diritti che può o non può esercitare e in relazione a quali finalità è necessario agire in modo diverso da come stiamo facendo ora.
Anche l’autorità si è espressa di recente rimarcando l’importanza della presenza di tutti i dettagli e l’inefficacia di riportare nella documentazione semplicemente frasi del regolamento.
Diventa in questo modo inutile stilare il mero elenco dei diritti previsti dalla normativa,
in quanto alcuni dei diritti esercitabili sono strettamente connessi alle basi giuridiche utilizzate a supporto delle finalità perseguite.
Non succede…ma se succede
In questa situazione facilitare la vita ai clienti diventa la destinazione in cui orientare la bussola, il tragitto di UTOPIA passa anche attraverso nuove funzionalità che permetteranno di migliorare il modo in cui gestire le informazioni da fornire, le richieste di esercizio e la gestione operativa di tale adempimento permettendo di mettere in pratica alla lettera le indicazioni dell’art. 12 paragrafo 2, GDPR.
“Il titolare del trattamento agevola l'esercizio dei diritti dell'interessato ai sensi degli articoli 15 a 22.”
