Importanti novità sul tema privacy riguardano il trattamento dei dati personali dei lavoratori da parte del datore di lavoro.
Il Garante della Privacy il 5 giugno 2019 ha dato indicazioni per la pubblicazione del provvedimento numero 146.
La pubblicazione, che riguarda il trattamento di categorie particolari di dati, si occupa in maniera dettaglia anche del trattamento dei dati personali per l’instaurazione e la gestione del rapporto con i dipendenti, specifica i limiti del datore di lavoro e anche sulla possibilità di accesso ai dati personali da parte di investigatori privati.
Come cambia il ruolo dei soggetti interessati nel trattamento dei dati nel rapporto di lavoro
Estendendo il limite temporale per tutto lo sviluppo del rapporto di lavoro (dall’invio del cv, passando per il colloquio, la fase di selezione, il rapporto di lavoro, per finire con il trattamento di fine rapporto) aumentano i soggetti interessati coinvolti da questo provvedimento.
Inoltre questa novità non riguarda solamente le aziende private, ma coinvolge anche le pubbliche amministrazioni che dovranno adeguare le loro prassi quotidiane a questa normativa.
Le pene sono severe per chi non rispetta le regole: 20 milioni oppure (se superiore a 20 milioni) il 4% del fatturato totale mondiale annuo.
Il datore di lavoro e le agenzie per il lavoro sono i titolari del trattamento
Di fatto il datore di lavoro diventa il titolare del trattamento dei dati personali dei lavoratori. Come detto, non si fa riferimento solamente a datore di lavoro privati, ma anche pubblici.
Le agenzie che si occupano di intermediazione, ricerca e selezione del personale dovranno anche loro seguire il nuovo provvedimento.
Non sfuggono a questo nemmeno i sindacati, il medico competente, i consulenti del lavoro, gli organismi paritetici e i rappresentanti per la sicurezza sul lavoro.
Tra i soggetti tutelati compaiono anche i candidati e le famiglie degli interessati
Con il termine “lavoratori”, vista l’estensione temporale del trattamento, si intendono anche le persone che hanno inviato la propria candidatura spontaneamente.
Ovviamente sono inclusi i lavoratori dipendenti, i liberi professionisti (agenti, consulenti, rappresentanti, collaboratori) e le persone che ricoprono incarichi in enti pubblici o associazioni.
Un’altra importante novità è l’inclusione dei terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa e i familiari di lavoratori subordinati e collaboratori autonomi per il rilascio di agevolazioni e permessi.
Come cambia il trattamento dei dati particolari dei lavoratori
Volendo sintetizzare il provvedimento 146 potremmo intitolarlo “indispensabilità”: il datore e gli altri enti non devono trattare nessun dato più del necessario.
Inoltre è bene tenere in considerazione che al titolare del trattamento occorre sempre una giustificazione per trattare i dati cd “particolari”.
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Quali sono i dati personali dei lavoratori
Un soggetto può essere identificato attraverso il nome, un numero di identificazione, l’indirizzo di ubicazione, un identificativo online o caratteristiche fisiche, fisiologiche, genetiche, psichiche, economiche e culturali.
Occorre dunque prestare grande attenzione al trattamento dei:
- Dati anagrafici (nome e cognome, immagini, codice fiscale, targa, indirizzo IP);
- Dati particolari(origine razziale ed etnica, orientamento religioso, politico e filosofico, le condizioni di salute, la vita sessuale, dati genetici e biometrici);
- Dati giudiziari (condanne penali, misure di sicurezza, iscrizione nel casellario giudiziario)
Quando si possono trattare i dati personali dei lavoratori
L’indispensabilità del trattamento dei dati particolari è ben definita e le occasioni in cui la trasmissione è necessaria sono circoscritte.
La trasmissione dei dati dei lavoratori è consentita per questi motivi:
- Adempiere ad alcuni obblighi legali;
- Ai fini della contabilità;
- Salvaguardare la vita o l’incolumità del lavoratore o di un terzo;
- Difendere o far valere un diritto in sede giudiziaria o amministrativa;
- La copertura dei rischi connessi a pericoli, malattia o rischi sul lavoro;
- Garantire pari opportunità;
- Perseguire scopi determinati da statuti di associazioni e organizzazioni.
Guida al trattamento legittimo dei dati dei lavoratori
Entriamo nello specifico per illustrare in quale circostanza, quale dato particolare del lavoratore è legittimo trattare.
Si possono fare due grandi distinzioni a livello temporale: i dati da poter trattare prima dell’assunzione e quelli da poter trattare durante il rapporto di lavoro.
Il trattamento legittimo dei dati particolari dei lavoratori prima dell’assunzione
I dati genetici non possono essere mai utilizzati per stabilire l’idoneità professionale, nemmeno se forniti spontaneamente e neanche con il consenso dell’interessato.
I candidati devono ricevere un’informativa che illustri la finalità della raccolta dei loro dati.
I modelli forniti per candidarsi a un’offerta di lavoro devono contenere solamente i campi per la richiesta dei dati attinenti alla mansione da svolgere.
In presenza di dati eccedenti presenti nella candidatura spontanea, questi non possono essere utilizzati.
Il trattamento legittimo dei dati dei lavoratori durante il rapporto di lavoro
Innanzitutto è bene mettere in chiaro che se si usano documenti cartacei contenenti dati personali, occorre inserirli in un plico chiuso.
I documenti da trasferire in altri uffici devono contenere solo le informazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività.
Informazioni riguardanti ad esempio adesione e credo religioso e filosofico possono essere trasmesse solo per chiedere o giustificare permessi, assenze e diritti sindacali.
Informazioni riguardanti opinioni, appartenenze e incarichi politici e sindacali possono essere trasmesse solo per chiedere permessi riconosciuti dalla legge o dai contratti collettivi.
Per permessi elettorali, sarà sufficiente la certificazione del presidente di seggio.
Se l’accesso a dati riguardanti presenze e assenze è in mano a soggetti diversi, occorre indicare solo il dato numerico.
Occorre prestare grande attenzione per rispettare il trattamento dei dati personali dei lavoratori, sia quelli comuni che quelli particolari, per evitare di incorrere in sanzioni pesanti, che potrebbero mettere a dura prova la sopravvivenza di qualunque azienda: anche la tua.
