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Per creare il documento di autorizzazione al trattamento, come prima cosa è necessario creare o importare i soggetti all’interno della sezione Organigramma e successivamente creare i trattamenti all’interno della sezione Registri.
Dopo aver inserito queste informazioni è sufficiente accedere alla tab Generali di un trattamento e inserire tutti gli autorizzati coinvolti nel trattamento su cui stai lavorando. Così facendo per tutti i soggetti che avrai indicato sarà già disponibile il documento di autorizzazione.
Inoltre, puoi effettuare il collegamento tra autorizzati e trattamenti anche tramite la sezione Organigramma di un’organizzazione. Basterà aprire la scheda di un autorizzato e tramite la sezione Trattamenti aggiungere tutti quelli in cui quella persona è coinvolta.
Per rispettare gli obblighi previsti dal regolamento è necessario che il titolare del trattamento informi e istruisca tutte le persone che operano sotto la sua autorità e sono coinvolti nei trattamenti di dati personali.
Attraverso la creazione e la consegna del documento di autorizzazione al trattamento il titolare è quindi in grado di fornire agli autorizzati tutte le informazioni necessarie sui trattamenti in cui questi sono coinvolti.
Dopo aver collegato gli autorizzati ai trattamenti hai già a disposizione il documento di autorizzazione. Per scaricarlo è sufficiente entrare nella scheda di un soggetto tramite dalla sezione Organigramma e cliccare il pulsante di Download in alto a destra.
Se vuoi scaricare in modo massivo tutti i documenti di autorizzazione utilizza la funzione di selezione multipla sugli autorizzati e in un click hai a disposizione i documenti di tutto personale.
Uno dei requisiti previsti dal GDPR è la necessità di fornire all'autorizzato le istruzioni ai trattamenti in cui è coinvolto.
Aggiungere le istruzioni al trattamento è molto semplice è sufficiente aprire la scheda di un trattamento e compilare il campo Istruzioni al trattamento.
Inoltre, se per qualche autorizzato hai bisogno di fornire istruzioni specifiche in relazione alla sua particolare mansione, puoi farlo direttamente entrando nella sua scheda tramite la sezione Organigramma.
Nel documento di autorizzazione saranno presenti, sia le istruzioni al trattamento, sia le istruzioni specifiche che hai indicato per quella persona.
Se hai scelto la gestione per mansione non preoccuparti, sarai in grado di indicare le istruzioni specifiche anche sulla singola mansione, in questo modo se diversi autorizzati svolgono la stessa mansione inserisci una sola volta le informazioni.
Per facilitare la gestione delle istruzioni al trattamento hai anche la possibilità di collegare una procedura. Le procedure sono allegati speciali che carichi sull’organizzazione, in questo modo, se una procedura contiene delle istruzioni puoi collegarla direttamente ad un trattamento senza doverle riscrivere ogni volta.
Anche in questo caso, se si tratta di una procedura specifica, puoi collegarla sul singolo autorizzato o sulla singola mansione dalla sezione Organigramma.
Se vuoi risparmiare l'utilizzo della carta utilizza la funzione di invio digitale dei documenti di autorizzazione al trattamento.
Per inviare digitalmente i documenti ad un autorizzato è sufficiente entrare nella sua scheda e cliccare la sezione Autorizzazioni.
Tramite il pulsante Nuova richiesta invii digitalmente il documento di autorizzazione all’autorizzato.
Hai a disposizione due differenti modalità di invio: tramite mail e tramite link.
Nel primo caso il soggetto riceve una mail con le istruzioni necessarie alla presa visione, nel secondo caso sarai tu a consegnarli il link nella modalità che preferisci.
Così facendo ogni autorizzato accede ad una pagina web attraverso la quale scarica il suo documento di autorizzazione e ne conferma la presa visione. Sarai in grado, successivamente, di monitorare l’effettiva presa visione dell’autorizzato ed eventualmente conoscere la data, l'ora e l'indirizzo IP da cui ha effettuato l'operazione.
Quando utilizzi il processo di invio digitale delle autorizzazioni al trattamento UTOPIA tiene traccia dello stato delle autorizzazioni attraverso degli indicatori colorati visibili per ogni soggetto.
Ecco il significato dei diversi badge presenti in UTOPIA per la gestione delle autorizzazioni:
