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Gli asset sono tutti gli strumenti che usi per trattare e conservare i dati personali: UTOPIA ti permette di mapparli e registrarli.
Per soddisfare l'obbligo di registrazione di tutte le attività di trattamento, ti suggeriamo di procedere con l'operazione di mappatura degli asset o Asset Inventory.
L’inventario degli asset ti fornisce una panoramica completa degli strumenti che compongono l'organizzazione e che sono coinvolti nei diversi trattamenti.
Ecco gli strumenti che solitamente vengono registrati per effettuare una mappatura completa:
UTOPIA permette in modo semplice di mappare e gestire gli asset di un'organizzazione con il vantaggio di poterli riportare all’interno del registro dei trattamenti come richiesto dall'art. 30 del GDPR.
Per creare un nuovo asset accedi al menù Organizzazioni > Asset e clicca il pulsante (+) per registrarlo.
UTOPIA ti permette anche di specificarne le caratteristiche compilando i seguenti campi:
Cliccando il pulsante "+" in alto a destra e selezionando l'opzione "Importa da file" accedi alla procedura di importazione così strutturata:
Durante la procedura di importazione UTOPIA effettua alcuni controlli sui dati:
Se anche una sola di queste condizioni non è soddisfatta l'importazione viene interrotta e dovrai pertanto controllare i dati, correggerli e re-importarli.
La registrazione e la mappatura degli asset di un'organizzazione è un'operazione indispensabile per la redazione del registro dei trattamenti.
Se l’asset non è ancora utilizzato all’interno di un trattamento utilizza l’apposito flag in modo che non venga conteggiato nel calcolo del privacy score.
Nel caso l’asset sia utilizzato all’interno di un trattamento è importante indicarne la locazione.
Scegli una sede o un elemento di organigramma se l’asset è interno all’organizzazione.
Scegli un titolare se l’asset è esterno ed utilizzato per i trattamenti in cui l’organizzazione opera come responsabile del trattamento.
Scegli un responsabile o un sub-responsabile quando l’asset è esterno e l’organizzazione opera come titolare del trattamento.
Inserire dove un asset è collocato ti permetterà di aggiungerlo correttamente all’interno dei rispettivi trattamenti
La registrazione e la mappatura degli asset di un'organizzazione è un'operazione fondamentale per la creazione e l’esportazione del registro dei trattamenti.
All’interno della scheda di un singolo Asset inserisci anche eventuali misure di sicurezza a questo collegate.
Questa funzionalità permette di riportare in automatico all’interno dei singoli trattamenti tutte le misure di sicurezza indicate sull’asset risparmiando tempo di compilazione e riducendo eventuali errori o incongruenze del registro dei trattamenti.
